Als commerciële onderneming zien we het als onze plicht om op een moreel correcte en verantwoordelijke manier te werk te gaan.
Daarom hebben we een meldingsprocedure ontwikkeld die interne en externe personen kunnen gebruiken om op misstanden bij The Creative Club te wijzen.
Het proces voldoet aan de EU-klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 en dus ook aan de Duitse Wet bescherming klokkenluiders (HinSchG).
De HinSchG regelt de bescherming van personen die in verband met hun beroepsmatige activiteiten, of in de aanloop naar beroepsmatige activiteiten, informatie hebben verkregen over strafbare feiten en deze melden of openbaar maken bij de in deze wet voorziene meldpunten. Deze bescherming geldt ook voor de personen waarom het gaat bij een melding of openbaarmaking en andere personen die bij een melding of openbaarmaking betrokken zijn.
De volledige tekst van de wet vind je op https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu/protection-whistleblowers_nl
Daarnaast hebben we met de ondernemingsraad een ondernemingsovereenkomst gesloten over de vormgeving van de meldingsprocedure.
Welke misstanden kunnen via deze procedure worden gemeld?
Om een paar voorbeelden te noemen:
- Belastingfraude, witwassen, corruptie
- Strafbare feiten in verband met overheidsopdrachten
- Schending van de product- en verkeersveiligheid
- Gevaren voor het milieu en de volksgezondheid
- Schending van consumenten- en gegevensbescherming
- Seksuele intimidatie, mobbing, geweld
- Discriminatie
Het gaat dus om met de EU-wetgeving strijdige misstanden en/of ernstig wangedrag of strafbare feiten.
Het is daarbij niet nodig dat je de overtredingen bewijzen kunt. Doorslaggevend is dat je op het moment van de melding gelooft of aanneemt dat de doorgegeven feiten waar zijn. Informatie, die aantoonbaar tegen beter weten in of op oneigenlijke manier verstrekt is, wordt daarom niet beschermd.
Het gaat hierbij niet om persoonlijke feedback of vragen over onze producten of het bestelproces. Daarvoor staat onze klantenservice voor je klaar. Feedback over een partnerschap/samenwerking of arbeidsrelatie moet rechtstreeks aan de contactpersoon of leidinggevende worden doorgegeven.
Wie kan een misstand melden?
Degene die de informatie doorgeeft, kan horen bij interne of externe groepen belanghebbenden van The Creative Club. Dit zijn bijvoorbeeld werknemers, klanten, leveranciers of journalisten.
Hoe werkt het meldingsproces?
We hebben twee meldingskanalen ingesteld voor het doorgeven van de informatie:
1. Schriftelijk per post aan onderstaand adres, met, indien gewenst, contactgegevens om op de hoogte te worden gehouden van de lopende procedure.
The Creative Club
t.a.v. Saskia Bormann / Lisa Ulsamer
Osterbrooksweg 35-45
22896 Schenefeld, Duitsland
2. Mondeling tijdens een afspraak met Saskia Bormann of Lisa Ulsamer.
Meldingen kunnen ook doorgegeven worden aan het Bundesamt für Justiz (Duitse bondsdienst voor justitie). Op die manier wordt geen enkele van de door ons ingestelde meldingskanalen gebruikt.
Zodra we een melding ontvangen op een van deze manieren, beginnen we onmiddellijk met het controleren en beoordelen van de informatie. Dit omvat ook het gedetailleerd documenteren van alle informatie en het erbij betrekken van de desbetreffende verantwoordelijke partijen.
Als we de contactgegevens hebben van degene die de informatie doorgeeft, informeren we hem of haar over de voortgang en het resultaat of de genomen maatregelen.
Indien er sprake is van persoonsgegevens, dan worden deze verwerkt in overeenstemming met § 10 HinSchG in combinatie met art. 6 of 9 AVG en het gegevensbeschermingsbeleid van The Creative Club om naleving van de wetgeving inzake persoonsgegevens te garanderen. Ons gegevensbeschermingsbeleid is hier gedetailleerd in te zien.
De onderzoeken worden onafhankelijk en onpartijdig uitgevoerd.
Blijft de persoon die de informatie doorgeeft anoniem?
De melding kan anoniem per post worden ingediend. We willen er echter op wijzen dat we de persoon die de informatie doorgeeft in dit geval niet kunnen informeren over de beoordelingsprocedure en het resultaat.
We benadrukken dat meldingen strikt vertrouwelijk, professioneel en tijdig worden behandeld. Degene die de informatie doorgeeft, kan er zeker van zijn dat hij of zij op geen enkele manier voor de melding verantwoordelijk wordt gehouden.